Onderzoek naar jonge ambtenaren

We willen allemaal graag jong talent aantrekken én behouden. Om dat ook regionaal goed te (gaan) doen is het belangrijk dat we weten waar de jonge ambtenaar behoefte aan heeft. Dit hebben we in kaart gebracht door met de jonge ambtenaren uit de regio in gesprek te gaan. Benieuwd naar de uitkomsten? Lees dan verder!

Aanleiding
Verschillende gemeenten uit de regio hebben gevraagd of wij, vanuit het Mobiliteitscentrum, een regionaal young-professional-programma kunnen starten. Er is behoefte aan een partij die over organisatiegrenzen heen kan kijken om zo jonge ambtenaren in de regio te behouden. Vandaar de vraag om een regionaal programma te starten gericht op regionaal talent. Op die manier is de kans groter dat jonge ambtenaren na hun start in de regio blijven werken. Zo behouden we kennis én talent in onze regio.

Allereerst zijn we gaan kijken naar vergelijkbare programma’s, trends in de arbeidsmarkt en allerlei onderzoeken onder millennials en generatie Z. Hieruit is OCTO geboren. OCTO is een acroniem voor omgeving, coaching, talentontwikkeling en organisatie. Dit concept gaat verder dan een traineeship. We willen gaan bouwen aan een platform voor jonge ambtenaren. Binnen de community kunnen de jonge ambtenaren kennis maken met elkaar, verschillende organisaties én verschillende werkvelden. Zo verbreden we de blik van de jonge ambtenaar, kunnen we hen blijven inspireren en wordt het mogelijk om hen een breder loopbaanperspectief aan te bieden.

Onderzoek
Om uit te zoeken waar de behoeften liggen van jonge ambtenaren binnen de lokale overheid, is er op vrijdag 12 mei een bijeenkomst georganiseerd door het Mobiliteitscentrum. Hierbij waren jonge ambtenaren van de aangesloten gemeenten uitgenodigd. Tijdens deze dag was er ruimte om elkaar te ontmoeten, maar zijn we ook dieper ingegaan op de verschillende pijlers van OCTO: omgeving, coaching, talentontwikkeling en organisatie. Bij iedere pijler zijn we gaan uitvragen: wat werkt binnen deze pijler heel goed voor je? Waar is nog ruimte voor groei? Tot slot hebben we de jonge ambtenaren gevraagd te delen waar ze tegenaan liepen in de periode van het afstuderen tot nu. Graag delen we de uitkomsten met je.

De uitkomsten

Zoals beschreven hebben we in de afgelopen weken onderzoek gedaan naar de bevindingen van jonge ambtenaren binnen onze aangesloten organisaties. We hebben de jonge ambtenaren gevraagd ervaringen te delen vanuit hun loopbaan. Wat bevalt goed? Waar liggen de uitdagingen? Deze vragen stelden we, gericht op de vier pijlers van het OCTO-concept. Op basis van deze ervaringen hebben we een aantal hoofdthema’s geformuleerd. Deze begrippen waren volgens de jonge ambtenaren bepalend in hun loopbaan. Het gaat om de begrippen: inwerken, duidelijkheid, begeleiding, autonomie en maatwerk. We lichten ze hieronder toe:

Inwerken
Een groot deel van de aanwezigen geeft aan dat het inwerkprogramma bepalend is voor de ervaring van jonge ambtenaren. Aanwezigen die hun inwerkprogramma goed beoordeelden voelen zich verbonden met de organisatie, het team en de werkzaamheden. Jonge ambtenaren die het inwerkprogramma als ontoereikend beoordeelden gaven aan een gevoel van eenzaamheid te ervaren. Daarnaast leidt het gebrek aan een goede onboarding tot onduidelijkheid over de functie, taken en doelen van het team. Om het inwerken soepel te laten verlopen kwamen verschillende suggesties aan bod. Zo geven de ambtenaren aan het belangrijk te vinden om meegenomen te worden door de vertrekkende collega. Daarnaast worden ze graag gekoppeld aan ervaren collega(‘s), zodat ze op inhoud kunnen leren van deze collega(‘s). Enkele aanwezigen gaven aan een hele korte overdracht te hebben ervaren. Voor jonge mensen die waarde hechten aan structuur en overzicht vormt dit een groot probleem. Een ‘koude landing’ binnen een organisatie door een korte overdracht en weinig begeleiding maakt dat jonge ambtenaren geneigd zijn de organisatie spoedig te verlaten.

In het kort komt het erop neer dat een goed inwerkprogramma van groot belang is om jonge mensen aan de organisatie te binden. Het inwerkprogramma moet een lange periode lopen (van weken tot maanden) en de jonge ambtenaar wenst dat het programma verder gaat dan alleen de functie-inhoud. Ook de organisatie, manier van werken, kennismakingen met stakeholders en opleidingsmogelijkheden worden er idealiter in opgenomen. Daarnaast wil de jonge ambtenaar vaste momenten om met de leidinggevende te reflecteren op het inwerkprogramma om zo bij te schaven waar gewenst.

Duidelijkheid
Wanneer een jonge ambtenaar in een functie start, wil de ambtenaar zo snel mogelijk een beeld hebben van de organisatie en de verwachtingen. Inwerken kan helpen om een duidelijk beeld hiervan te krijgen. Toch gaat de roep om meer duidelijkheid verder. Onze organisaties veranderen vrijwel continu. Er worden steeds nieuwe vragen bij gemeenten neergelegd die de dienstverlening veranderen. Het is daarom belangrijk dat jonge ambtenaren in dynamische organisaties weten wat de doelen en verwachtingen zijn, zowel van de functie als voor het team. Dit helpt de jonge ambtenaar bepalen in hoeverre hij of zij het werk goed doet. De jonge ambtenaar wil graag impact maken. Bij veel onduidelijkheid wordt deze behoefte niet bevredigd. Daarnaast wil de jonge ambtenaar graag begrijpen welke belangen er spelen binnen bepaalde afdelingen of vraagstukken. Dit helpt de werknemer te begrijpen waarom resultaat en impact soms op zich laat wachten (denk bijvoorbeeld aan een advies dat nog niet wordt overgenomen door de gemeenteraad). Het is belangrijk dat duidelijkheid niet alleen in het begin van de loopbaan op de agenda staat, maar dat dit regelmatig besproken wordt.

In het kort komt het erop neer dat de jonge ambtenaar graag wil weten wat er van hem of haar verwacht wordt. Daarnaast wil de ambtenaar graag weten wat de visie van de organisatie is en waar de organisatie naartoe werkt. Dit helpt de medewerker zich aan de organisatie/het team te binden en het nut/de impact van het werk te zien. Daarnaast helpt het de medewerker in te zien hoe hij of zij impact maakt en of het werk naar wens wordt uitgevoerd.

Coaches
Verschillende jonge ambtenaren geven in gesprekken aan dat begeleiding en coaching als waardevolle toevoeging worden ervaren in hun loopbaan. Veel jonge ambtenaren ervaren dat coaching beschikbaar is, maar alleen wanneer de ambtenaar zelf aan de bel trekt. Uit het onderzoek blijkt dat de jonge ambtenaar het prettig vindt wanneer het initiatief voor begeleiding en coaching ook vanuit de organisatie en leidinggevende komt. In de waan van de dag blijkt er niet altijd voldoende aandacht te zijn binnen organisaties voor de jonge medewerkers en hun persoonlijke ontwikkeling. De jonge medewerkers vinden het lastig om hier dan toch om te vragen. Daarnaast werd de wens uitgesproken om op persoonlijke ontwikkeling in gesprek te gaan met een coach van buiten de organisatie. Zo weet de medewerker dat er geen sprake is van onbekende belangen en durft de jonge ambtenaar opener te zijn over zijn of haar ervaringen.

In het kort komt het erop neer dat jonge ambtenaren graag gecoacht en begeleid willen worden. Zowel op inhoud als op persoonlijke ontwikkeling willen ze zichzelf ontwikkelen. Dit vraagt niet alleen om mogelijkheden in de vorm van coaching, mentoring of buddyschap maar ook om tijd en ruimte om hier gebruik van te maken. Actief faciliteren vanuit de organisatie maakt het voor de jonge medewerker makkelijker om hier gebruik van te maken.

Autonomie
Uit de gesprekken die we met jonge ambtenaren hebben gevoerd, blijkt dat vrijheid, verantwoordelijkheid en autonomie heel belangrijk zijn voor deze doelgroep. Onder vrijheid wordt verstaan dat het werk flexibel kan worden ingericht, bijvoorbeeld door hybride werken, maar ook dat de werkdruk het toelaat om deel te nemen aan projecten die misschien niet volledig binnen de functie vallen. Flexibele werktijden, flexibele werkplekken en een leidinggevende die de meerwaarde ziet van deze vrijheden zijn sinds de coronapandemie een must geworden. Door deze vrijheid geven de ambtenaren aan efficiënter te kunnen werken en productiever te zijn. Ook autonomie wordt in één adem genoemd met vrijheid. De jonge generatie ambtenaren houdt absoluut niet van micromanagement. Ze willen zelf de regie hebben over hun werk. Ze vinden het echter prettig om op inhoud gecoacht te worden door een collega. Ook dit vraagt om een agenda die deze vorm van intervisie toelaat. Echte autonomie kan alleen ontstaan bij een goede balans tussen autonomie en coaching.

In het kort komt het erop neer dat jonge mensen flexibiliteit in werkuren, werkplekken en werkzaamheden verlangen. Ze willen zelf de regie houden over hun werkuren (waar mogelijk), de verantwoordelijkheid krijgen om iets te starten, vorm te geven en eventueel af te ronden, en vrijheid hebben in de uit te voeren werkzaamheden. Dit zorgt ervoor dat de jonge medewerker productiever wordt en zich goed voelt op de werkvloer. Om dit mogelijk te maken, is coaching op inhoud gewenst.

Maatwerk
Jonge ambtenaren geven vaak aan dat ze vóór hun start bij een gemeentelijke organisatie geen duidelijk beeld hadden van een bepaalde functie of de werkzaamheden. Vooral voor ambtenaren die voorheen actief waren in het bedrijfsleven, is het moeilijk in te schatten hoe het werken bij de lokale overheid eruitziet. Sommige jonge ambtenaren hebben ervaren dat hun functie bij de start bij een gemeente wordt aangepast aan hun talenten. Het komt ook voor dat meerdere junioren/medioren worden aangenomen om één senior te vervangen. Deze vormen van jobcrafting worden door de jonge ambtenaren als zeer positief ervaren. Ze willen graag erkend worden met hun talenten, zelfs als deze verder gaan dan wat de functie vereist. Dit geeft de jonge ambtenaar de mogelijkheid om functies binnen een team aan te passen, zodat iedereen voornamelijk werkzaamheden uitvoert die bij hen passen. Jonge ambtenaren die deze mogelijkheid niet hebben ervaren, geven aan dat ze dit graag binnen hun organisatie zouden willen zien. Om dit mogelijk te maken, is diversiteit binnen een team noodzakelijk. Diversiteit wordt ook door jonge ambtenaren als een pluspunt ervaren, omdat het gevoel ontstaat dat er meer te leren valt van elkaar met verschillende persoonlijkheden en achtergronden binnen een team.

Kort samengevat willen jonge ambtenaren graag buiten de bestaande kaders van functies denken. In een ideale wereld beschouwen ze een vacature of functieomschrijving als een startpunt. Ze willen graag werkzaamheden binnen het team herverdelen op basis van inzicht in talent, om optimaal gebruik te maken van ieders capaciteiten. Ook streven ze ernaar om zichzelf te blijven ontwikkelen. Een divers team maakt deze ontwikkeling mogelijk.

What’s next?
Tijdens het onderzoek bleek er grote vraag naar een netwerk van jonge ambtenaren. Daar gaan we dus mee aan de slag! Daarnaast gaan we onderzoeken of we een talentprogramma kunnen opzetten waarmee we jonge medewerkers kunnen aantrekken en begeleiden zodat ze landen bij een organisatie die bij hen past. Het uiteindelijke doel daarmee is het voorkomen van massale uitstroom van jonge ambtenaren. Om dit te realiseren, zullen we een aantal concrete stappen ondernemen. Allereerst zullen we een platform opzetten waar jonge ambtenaren met elkaar in contact kunnen komen en kennis kunnen delen. Dit platform zal fungeren als een centrale hub voor informatie, discussies en samenwerking. Hier kunnen jonge ambtenaren ervaringen uitwisselen, vragen stellen en elkaar inspireren.

Daarnaast zullen we een talentprogramma ontwikkelen dat gericht is op de behoeften en wensen van jonge ambtenaren. Dit programma zal bestaan uit verschillende onderdelen, waaronder trainingen, workshops en mentorship. Hiermee willen we jonge ambtenaren ondersteunen in hun persoonlijke en professionele groei, zodat ze zich kunnen ontwikkelen tot waardevolle krachten binnen de organisatie. Verder zullen we nauw samenwerken met de aangesloten gemeenten en andere organisaties om te zorgen voor een optimale match tussen jonge ambtenaren en hun werkplek. We zullen in kaart brengen welke vaardigheden en interesses jonge ambtenaren hebben en welke vacatures en projecten er beschikbaar zijn. Op basis daarvan kunnen we gerichte matches maken en jonge ambtenaren begeleiden naar een functie die goed bij hen past. We zullen blijven monitoren en evalueren om ervoor te zorgen dat het programma en de ondersteuning blijven aansluiten bij de behoeften van jonge ambtenaren. We zullen regelmatig feedback verzamelen en de uitkomsten gebruiken om verbeteringen door te voeren en nieuwe initiatieven te ontwikkelen.

Tot slot nodigen we iedereen uit om met ons mee te denken en bij te dragen aan dit initiatief. Samen kunnen we ervoor zorgen dat jonge ambtenaren zich gewaardeerd, gesteund en uitgedaagd voelen binnen de lokale overheid. Neem gerust contact met ons op als je ideeën, suggesties of vragen hebt. Laten we samen bouwen aan een inspirerende en toekomstgerichte omgeving voor jong talent in de publieke sector!